Datenschutzerklärung Zentrales Vorsorgeregister

Die Bundesnotarkammer (nachfolgend „BNotK“ oder „wir“) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns streng an die gesetzlichen Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung 2016/679 (nachfolgend „DS-GVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (nachfolgend „BDSG“).

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne des Datenschutzrechts ist die BNotK. Sie können uns wie folgt erreichen:

Bundesnotarkammer K.d.Ö.R.
Mohrenstraße 34
10117 Berlin
Telefon +49 (0)800 – 35 50 500
E-Mail: info[at]vorsorgeregister.de

2. Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der BNotK können Sie wie folgt erreichen:

Datenschutzbeauftragter der Bundesnotarkammer
Mohrenstraße 34
10117 Berlin
Telefon: +49 (0)30 – 38 38 66 0
Telefax: +49 (0)30 – 38 38 66 66
E-Mail: datenschutz[at]bnotk.de

3. Personenbezogene Daten und der Zweck ihrer Verarbeitung

Im Zentralen Vorsorgeregister werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, wenn es zur Erfüllung der dem ZVR in §§ 78 Abs. 2 Nr. 1, 78a Bundesnotarordnung („BNotO“) zugewiesenen Aufgaben und den entsprechend nachfolgend beschriebenen Zwecken erforderlich ist. Dies gilt auch für die Weitergabe der personenbezogenen Daten.

Um überflüssige Betreuungsverfahren zu vermeiden und das Selbstbestimmungsrecht betroffener Personen zu wahren, ist es von grundlegender Bedeutung, dass Betreuungsgerichte ermitteln können, ob eine Vorsorgevollmacht oder eine andere Vorsorgeverfügung errichtet wurde. Anderenfalls bestellt ein Betreuungsgericht für einen Betroffenen ggf. eine Person zum Betreuer, die dieser nicht vorgeschlagen hat und ggf. auch nicht kennt. Darüber hinaus dürfen auch Ärzte um Auskunft ersuchen, soweit diese für die Entscheidung über eine dringende medizinische Behandlung erforderlich ist. Durch diese Auskunft können Ärzte beispielsweise feststellen, ob ein Widerspruch gegen das Ehegattennotvertretungsrecht nach § 1358 BGB eingetragen wurde. Das Zentrale Vorsorgeregister dient damit einerseits der Stärkung des Selbstbestimmungsrechts jedes Bürgers, andererseits der Effizienz der Justiz, die im Betreuungsfall die notwendigen Maßnahmen treffen und die Anordnung überflüssiger Betreuungen vermeiden kann.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zentralen Vorsorgeregister ist Art. 6 Abs. 1 lit. a), e) DSGVO, § 3 BDSG, §§ 78 Abs. 2 Nr. 1, 78a, 78b BNotO.

Folgende personenbezogene Daten können bei uns verarbeitet werden:

Angaben zur Vorsorgeverfügung
(§§ 1, 9 Verordnung über das Zentrale Vorsorgeregister („VRegV“))

1. Daten zur Person des Vorsorgenden (Vollmachtgeber / Ersteller einer Vorsorgeverfügung / Widersprechender i.S.v. § 1358 BGB):

a) Familienname,
b) Geburtsname,
c) Vornamen,
d) Geschlecht,
e) Geburtsdatum,
f) Geburtsort,
g) Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
h) E-Mail-Adresse,

2. Daten zur Person des Bevollmächtigten / vorgeschlagenen Betreuers:

a) Familienname,
b) Geburtsname,
c) Vornamen,
d) Geburtsdatum,
e) Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort),
f) Rufnummer,
g) E-Mail-Adresse,

3. Datum der Errichtung der Vorsorgeurkunde,
4. Aufbewahrungsort der Vorsorgeurkunde,
5. Angaben, ob Vollmacht erteilt wurde zur Erledigung von

a) Vermögensangelegenheiten,
b) Angelegenheiten der Gesundheitssorge und ob ausdrücklich Maßnahmen nach § 1829 Absatz 1 Satz 1 und § 1832 Absatz 1 und 4  des Bürgerlichen Gesetzbuchs umfasst sind,
c) Angelegenheiten der Aufenthaltsbestimmung und ob ausdrücklich Maßnahmen nach § 1831 Absatz 1 und 4 des Bürgerlichen Gesetzbuchs umfasst sind,
d) sonstigen persönlichen Angelegenheiten,

6. besondere Anordnungen oder Wünsche

a) über das Verhältnis mehrerer Bevollmächtigter zueinander,
b) für den Fall, dass das Betreuungsgericht einen Betreuer bestellt,
c) hinsichtlich Art und Umfang medizinischer Versorgung,

7. Widersprüche gegen eine Vertretung durch den Ehegatten nach § 1358 des Bürgerlichen Gesetzbuchs,

8. Datum der Eintragung,
9. bei einer Vorsorgeurkunde in öffentlich beglaubigter oder notariell beurkundeter Form

a) Urkundenverzeichnisnummer,
b) das Urkundsdatum,
c) die Bezeichnung des Notars,
d) die Anschrift seiner Geschäftsstelle.

Zahlungsdaten

Für die Zahlung der Registrierungsgebühr sind Ihre Zahlungsinformationen erforderlich. Hierzu werden die IBAN und der Kontoinhaber abgefragt. Bei ausländischen Konten wird zudem die BIC erfasst.

4. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

a) Die Registerbehörde erteilt Gerichten und Ärzten auf Ersuchen Auskunft aus dem Zentralen Vorsorgeregister (§ 78b Abs. 1 Satz 1 BNotO). Ärzte dürfen nur um Auskunft ersuchen, soweit diese für die Entscheidung über eine dringende medizinische Behandlung erforderlich ist (§ 78b Abs. 1 Satz 2 BNotO). Diese Auskunftserteilung wird protokolliert.
b) Ist die Meldung durch einen Notar, Rechtsanwalt oder eine beim ZVR registrierte Betreuungsbehörde oder einen Betreuungsverein erfolgt, können die Daten der Meldung von dieser/diesen bzgl. ihrer eigenen Meldung eingesehen werden (§ 78b Abs. 1 Satz 3 BNotO). Ein Notar kann als Amtsnachfolger die Daten seines Amtsvorgängers einsehen.

Im Rahmen der Softwareweiterentwicklung und –pflege haben die Accenture GmbH, Am Campus Kronberg 1, 61476 Kronberg, sowie die Westernacher Solutions GmbH, Columbiadamm 37, 10965 Berlin, Zugang zu den Daten, soweit dies erforderlich ist. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind gemäß Art. 28 DSGVO durch vertragliche Regelungen dazu verpflichtet, mit technischen und organisatorischen Maßnahmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

5. Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich so lange auf, wie es für die Zwecke, für die sie gemäß dieser Datenschutzerklärung erhoben wurden, erforderlich ist.

Gemäß § 5 Abs. 4 VRegV werden Registrierungen 110 Jahre nach der Geburt des Vollmachtgebers gelöscht.

Die Protokolle über elektronische Auskunftserteilungen gemäß § 7 Abs. 1 VRegV werden nach Ablauf des auf ihre Erstellung folgenden Kalenderjahres gelöscht.

Die ein einzelnes Eintragungs- oder Auskunftsverfahren betreffenden Dokumente werden gemäß § 8 VRegV fünf Jahre aufbewahrt und anschließend vernichtet. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist oder die Angelegenheit ihre Erledigung gefunden hat.

6.  Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die BNotK bestehen folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
• Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
• Löschung (Art. 17 DS-GVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
• Widerspruch (Art. 21 Abs. 1 DS-GVO)

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

7. Beschwerderecht

Ihnen steht im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein Beschwerderecht bei der für uns in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn